Ohjelmistokehitystä yhdessä asiakkaiden kanssa, asiakkaiden tarpeista

Ohjelmistokehitystä yhdessä asiakkaiden kanssa, asiakkaiden tarpeista

Ohjelmistotarjonnan kasvaessa ja kehittyessä asiakkaiden kuuntelemisesta on tullut entistä tärkeämpää. Ilman avointa ja aktiivista keskusteluyhteyttä järjestelmien uusissa ominaisuuksissa ja päivityksissä voidaan mennä väärään suuntaan. Me Visma Publicilla olemme on jo pitkään olleet asiakkaidemme pulssilla ja kuunnelleet heidän tuotekehitysehdotuksiaan muun muassa Tutka käyttötapakartoituksen kautta. 

Halusimme kuitenkin tuoda kehityksen vielä lähemmäksi asiakkaitamme, jotta ymmärtäisimme paremmin heidän todellisia tarpeitaan ja asiakkaamme saisivat ohjelmiston, joka palvelee heitä heidän työssään parhaalla mahdollisella tavalla. Näin syntyi Winnerit ohjelma. 


Asiakkaiden näkemykset ohjaavat Wintimen kehitystä

Winnerit-ohjelma on asiakkaiden kanssa muodostettu toimintamalli, eräänlainen asiantuntijaverkosto, jossa yhdessä asiakkaiden kanssa kehitetään ohjelmistojen toiminnallisuuksia ja palveluja vastaamaan heidän tarpeitaan. Uskomme vahvasti asiakaslähtöisyyteen toiminnassamme, joten Winnerit on yksi Visma Publicin tavoista varmistua siitä, että asiakkaita kuullaan jo kehitysvaiheessa. 

“Koko idea lähti halusta tuoda kehitys lähelle asiakkaita. Halusimme antaa asiakkaillemme mahdollisuuden vaikuttaa enemmän ja saada tuotekehitys ymmärtämään syvällisesti asiakkaidemme tarpeita, jotta voimme tehdä järjestelmän, jota on ilo käyttää”, kertoo Visma Publicin Product Manager Jenni Moilanen. 

Winnereiden hankkeiksi nostetaan kehityskohteita, jotka valitaan työstettäväksi sisäisen kehitysideaprosessin kautta. Prosessissa huomioidaan vahvasti myös asiakkailta tulleet kehitysehdotukset. Lisäksi asiakkaiden polttavimmista keskusteluaiheista nostetaan teemoja Winnerit-asiantuntijayhteisöön, jossa jaetaan parhaita käytäntöjä käytön tehostamiseksi. Näin ajatuksia ja kehitysideoita kuullaan mahdollisimman laajalti ja niistä keskustellaan yhdessä. 

Ohjelmassa on tällä hetkellä käynnissä kaksi hanketta: ohjelmiston raportointiratkaisun uudistus sekä tositteen korjausnäytön käytettävyyden ja suorituskyvyn kehittäminen. Molemmille hankkeille on omat asiakkaista muodostetut kehitysryhmänsä. Näihin liittyen on tarpeen mukaan järjestetty työpajoja, haastatteluja ja jopa prototyyppitestausta. 

Tositteen korjausnäytön kehittämishankkeessa on myös haastatteluiden perusteella saadun palautteen myötä rakennettu kaksi erilaista prototyyppiä, joita hankkeeseen osallistuneet, sekä muut mahdolliset halukkaat ovat päässeet testaamaan. 

“ Saimme niiden perusteella käyttäjiltä arvokasta palautetta jo suunnitteluvaiheessa. Tarkoitus on myös jatkossa osallistaa asiakkaita aktiivisesti prototyyppitestaukseen. Näin asiakkaat pääsevät heti alkuvaiheessa vaikuttamaan kehitykseen ja näkemään, mitä uutta Wintimeen on tulossa”, Moilanen kertoo. 

Keskustelutilaisuuksia on järjestetty myös Visma Publicin sisällä, joten sekä käyttäjien, että kehittäjien näkökulmat on saatu esiin. 

Työpajoihin on kutsuttu mukaan henkilöitä, joilta on saatu jo aiemmin palautetta kehitettäviin asioihin liittyen muun muassa tuotetyytyväisyysmittauksien kautta. Winnerit-verkostoon ovat tervetulleita kaikki Wintimen, Intimen ja Classic Wintimen käyttäjät, jotka haluavat antaa palautetta ja olla mukana luomassa Wintimen tulevaisuutta. Winnerit-verkostoon voi ilmoittautua mukaan Wintimen asiakasportaalin, eli Communityn, kautta. Asiakasportaalissa olevassa FMS Winnerit -ryhmässä kuulutetaan avoimista hankkeista, sekä tiedotetaan käynnissä olevien hankkeiden etenemisestä. 


Winnereissä kaikki voittaa

Winnerit ohjelma luo win-win tilanteen, josta hyödymme sekä me ohjelmistojenkehittäjänä, että asiakkaamme ratkaisujemme käyttäjinä.

Asiakkaat pääsevät vaikuttamaan Wintimen kehitykseen ja tulevaisuuteen ja heidän tarpeensa tulevat kuulluksi ja huomioiduksi. He myös kuulevat ennakkoon mitä ohjelmiston kehityspolulla on luvassa tulevaisuudessa, ja pääsevät testaamaan prototyyppejä ennen julkaisua. Näin asiakkaat pääsevät jo etukäteen kokeilemaan miten uudet ominaisuudet tulevat helpottamaan ja tehostamaan heidän työtään. 

Me puolestamme haluamme kehittää Wintimea palvelemaan asiakkaitamme ja heidän tarpeitaan mahdollisimman hyvin. Winnerit-ohjelman kautta saamamme näkemykset ja tieto ovat mittaamattoman arvokkaita. Aaktiivinen vuorovaikutus asiakkaidemme kanssa ohjaa nykyistä tekemistämme oikeaan suuntaan ja kykenemme vastaamaan entistä paremmin asiakkaidemme tarpeisiin. Saamme palautetta nopeammin ja näin pystymme myös reagoimaan asiakkaidemme tarpeisiin nopeammin, parhaimmillaan jo kehittämisvaiheessa. Näin takaamme ohjelmiston, joka tekee asiantuntijan arjesta helpompaa. 


Asiakkaat ovat ottaneet ohjelman hyvin vastaan

Palautteen perusteella asiakkaat ovat olleet ilahtuneita ohjelmasta ja todenneet sen hyödylliseksi. He ovat kokeneet, että heitä kuunnellaan ja heidän tarpeet huomioidaan. 

“Tilaisuus oli hyvä, koska palautteet otettiin hyvin vastaan ja tuntui, että sitä tullaan kuuntelemaan.”

“Positiivista, että raportointia ollaan kehittämässä aktiivisesti.” 

“Ihan mielellään näihin Wintimen toimintojen kehityspalavereihin osallistuu. Tarkoitushan tässä on yhdessä tuottaa asiakkaalle mahdollisimman paras kokemus Wintimella, joten jos pystyy jotenkin helpottamaan kehitystä/ohjaamaan ‘oikeaan suuntaan’ niin mielellään sen tekee.”

Ohjelmaan osallistuneet asiakkaat ovat myös kertoneet, että yksi suurimmista heidän kokemistaan hyödyistä on ollut se, että Winnerit-ohjelman kautta he ovat saaneet vinkkejä ohjlemiston käyttöön myös muilta osallistujilta ja he ovat päässeet vaihtamaan ajatuksia muiden asiantuntijoiden kanssa. Tällaista kokemusten vaihtoa tullaan jatkamaan tulevaisuudessa virtuaalisissa asiantuntijayhteisöissä. 

Ohjelmasta on ollut myös iloa Visma Publicin sisällä. 

“Mukava osallistua eri järjestelmien testaukseen. Mielenkiintoista nähdä eri toteutustapoja.”

“Kiva päästä jo suunnitteluvaiheessa osallistumaan!”

Moilasen mukaan ohjelma onkin ollut myös sisäisesti todella antoisa. 

“Ohjelmaan osallistutaan innokkaasti ja sisäinen yhteistyömme on ohjelman myötä vahvistunut. On mahtavaa, että sekä sisäisesti ja ulkoisesti ohjelmasta on selvästi ollut hyötyä.” 


Winnereiden opit laajenevat tulevaisuudessa myös muuhun arkeen 

Winnerit-ohjelma on Wintimen olemassa olevaan kehityssuunnitelmaan arvokas lisä. Seuraamme aktiivisesti alan ja teknologian kehitystä ja suunnittelemme Wintimen tulevaisuutta kehityssuuntiin peilaten. Tähän asiakkaiden palautteet lisättynä saamme rakennettua monipuolisen ja  kokonaisvaltaisen kuvan Wintimen kehityksen tulevaisuudesta sekä muista asiakkaiden kaipaamista palveluista.

Asiakkaiden palautteiden perusteella suunnitteluun on muun muassa otettu virtuaalinen asiantuntijayhteisö, jossa on tarkoitus jakaa parhaita käytänteitä ja vinkkejä arjen työskentelyn tueksi. Tavoitteena on jakaa käyttökokemukseen liittyviä vinkkejä sekä meiltä asiakkaille, että asiakkaiden kesken. Näistä ensimmäinen on tulossa jo helmikuussa, jolloin keskustellaan arvonlisäverokäsittelyn parhaista käytännöistä. Asiakkaat pääsevät kertomaan omia kokemuksiaan ja jakamaan vinkkejään muille. 

Suunnitelmissa on myös järjestää Winnerit-ohjelman puitteissa virtuaalista versiotiedottamista. Ajatuksena on tarjota interaktiivisesti ajankohtaista tietoa käytettävistä ominaisuuksista ja ohjelmistoversioista. Se, millaisessa muodossa interaktiivinen osuus järjestetään, on vielä mietinnässä. Mutta alustavasti käyttöönotto on suunniteltu tapahtuvaksi ensi vuoden aikana.  

Lue asiakkaidemme kokemuksia Wintimesta täältä.

 

Kuntien taloustiedon raportoinnin uudistus on täällä

Kuntien taloustiedon raportoinnin uudistus on täällä

Kunnilta ja kuntayhtymiltä edellytetään tammikuusta 2021 alkaen talousarvioiden raportointia XBRL-muodossa. Kuntien ja kuntayhtymien ulkoinen raportointi on uudistumassa ja käyttöönotot raportoinnin tuottamiseen ovat käynnissä. Kuntatietoraportoinnin uudistamisen tavoitteena on parantaa julkisen hallinnon toiminnallista ja tiedollista yhteentoimivuutta. Tavoitteena on edistää tietojen tuotantoa ja raportointia niin, että tiedot ovat oikeaan aikaan ja avoimesti sekä riittävän kattavasti ja vertailukelpoisesti eri päätöksentekijöiden saatavilla. Raportointi tuotetaan jatkossa yhteisesti määritettyjä muotoja käyttäen ja automaattisesti, jotta päätöksentekoon saadaan ajantasaista tietoa.

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) on XML-pohjainen merkintäkieli taloudellisten  tietojen, esimerkiksi tilinpäätöstietojen esittämiseen sähköisessä muodossa. XBRL mahdollistaa  taloudellisia tietoja esittävien dokumenttien automatisoidun muodostamisen, käsittelemisen sekä  jatkojalostamisen. Tietoja tuottavat, välittävät ja analysoivat tahot pystyvät hyötymään XBRL muotoisista dokumenteista.

Raportoinnin muutoksessa raportointi toimitetaan jatkossa Valtiokonttorille, ei enää Tilastokeskukselle. Myös raportoinnin sisältö muuttuu. Raportointia tehdään jatkossa mm. palveluluokkakohtaisesti tehtäväluokkakohtaisuuden sijaan. Kuntatietoraportointiin tulee uusia raportointikokonaisuuksia sekä muita raportointiulottuvuuksia. Myös raportoinnin aikataulu muuttuu, osavuosiraportointia tekevien organisaatioiden määrä kasvaa ja neljännesvuosiraportointi laajenee koskemaan kaikkia kuntia ja kuntayhtymiä. 

Visma Public Oy:n ja Tabella Finland Oy:n yhteisen kehityshankkeen myötä Wintime ja Intime -ratkaisuja käyttävien kunta-asiakkaidemme talousraportointi hoituu jatkossa vaivattomasti Tabellan XBRL-moduulin avulla. 

Tabella on kustannustehokas järjestelmä raportoinnin, suunnittelun ja laskennan modernisointiin, joka tuottaa luotettavaa täsmätietoa tukemaan tehokkaampaa liiketoiminnan ohjausta ja parempia päätöksiä. Tabella tukee kaikkea budjetointia ja ennustamista – yksinkertaisesta kustannusten suunnittelusta monipuolisiin ajurilaskentoihin.Tabellan raporteilla yhdistyvät seuranta- ja suunnittelutiedot, lisäksi se tukee sekä operatiivista, että juridista konsolidointia, kuten mm. tilinpäätöksen liitetietojen keräämistäkin.

Tabellan XBRL-työkalulla on tässä vaiheessa valmius tuottaa tytäryhteisöt, osakkuusyhteisöt, liikelaitokset ja taseyksiköt (TOLT), Kuntien ja kuntayhtymien talousarvio ja -suunnitelma (KTAS), Kuntien ja kuntayhtymien neljännesvuosiraportointi (KKNR) ja Kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätösennuste (KTPE) raportit. XBRL-raporttien määrittelyä on testattu yhteistyössä Tabellan kanssa. Myös Tabellan tuottamien XBRL-muotoisten aineistojen toimittamisen testaus Valtiokonttorin palveluun on käynnissä – kehitystyö jatkuu edelleen Valtiokonttorin aikataulun ohjaamana ja XBRL-moduuli tuodaan testikäyttöön ensimmäisille kunta-asiakkaille.


Tehokas ja helppokäyttöinen ratkaisu käyttäjälle 


Raportoinnin XBRL-moduulin avulla tarvittavat raportoitavat tiedot kyetään tuottamaan automaattisesti ja luotettavasti määriteltyyn tekniseen muotoon. Kehitystyössä on keskitytty tuottamaan ratkaisu, joka on määrittelyn jälkeen käytettävissä ilman erillisiä ylläpitotoimia. Käyttäjälle tämä näkyy arjessa helppoutena ja tehokkuutena, kun käyttöönoton yhteydessä esimerkiksi kirjanpitojärjestelmän tilit yhdistetään Kuntien ja kuntayhtymien automatisoidun talousraportoinnin käsikirjan (AURA) mukaisiin  tileihin ja tilit kytketään raporttien riveille. Tämän jälkeen XBRL-raportit ja -siirtoaineistot ovat valmiita käyttöön ja toimivat sellaisenaan kausien kulkiessa eteenpäin. 

XBRL-moduulin käyttöönotossa asiakkaita tukevat Visma Publicin asiantuntevat konsultit.  Raportointiratkaisun ylläpitoa on kuitenkin helpotettu niin, että raportointirakenteiden, kuten tilikartan, kytkeminen XBRL-raportoiniin rakenteisiin voidaan tehdä asiakasorganisaatiossa myös itse pääkäyttäjän toimesta. 


Muutokset ja tulevaisuuden tarpeet


XBRL-vaatimuksissa tullaan mitä todennäköisimmin näkemään muutoksia ja lisäyksiä. Vaatimusten laajenemiseen varaudutaan versiohallinnan kautta. Kerran tehty mäppäystyö, eli erityyppiset kytkennät, ovat hyödynnettävissä myös tulevaisuudessa, vaikka raportointivaatimuksissa tapahtuisi muutoksia.  Mikäli esimerkiksi jonkin raportin tulo-osuudesta vaaditaan jatkossa lisää erittelyjä, XBRL-raportille avautuu uusia rivejä, joihin käyttäjä pääsee tekemään uuden vaatimuksen mukaisia täydennyksiä. Raportoinnin aiempi rakenne säilyy muuttumattomana ja on näin täydentävien kytkentöjen jälkeen kokonaisuutena ajan tasalla.

Tabella-raportointityökalu kokoaa tehokkaasti organisaatiossa käsiteltävän datan yhdestä tai useammasta kirjanpitojärjestelmästä. Ratkaisu kattaa myös talousarviot ja ennusteet, jonka vuoksi on luontevaa muuntaa aineistot XBRL-muotoon siellä missä tietoja käsitellään, ja raportoida ne sitä kautta myös edelleen Valtiokonttorille. XBRL-työkalussa voidaan hyödyntää myös toisen järjestelmän tuottamaa csv-muotoista XBRL-tiedostoa, jolloin Tabella kääntää vaaditun tiedon sisältävän tiedoston XBRL-muotoon, jonka jälkeen tietojen siirto onnistuu tehokkaasti Tabellan kautta eteenpäin. 

 

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää.

Miksi pelkän taloushallinto-ohjelmiston hankinta ei riitä?

Miksi pelkän taloushallinto-ohjelmiston hankinta ei riitä?

Järjestelmäkehityshankkeet ovat tunnetusti haastavia. Kansainväliset tutkimukset osoittavat, että jopa 60 – 80 % hankkeista epäonnistuu tuomaan tavoiteltua tehokkuutta ja lisäarvoa liiketoimintaan. Syitä hankkeiden epäonnistumiseen on monia: projektille ei ole määritelty tarkkaa business casea, johtoa ei ole saatu vakuutettua projektin tärkeydestä ja sen hyödyistä, tavoitteet ovat epärealistisia, järjestelmään ei ole perehdytty, organisaation prosesseja ei ymmärretä tarpeeksi kokonaisvaltaisesti, projektiin ei ole sitoutettu oikeita resursseja, järjestelmää ei osata käyttää. Listaa voisi jatkaa loputtomiin.  

Onnistunut järjestelmähanke ei kuitenkaan ole salatiedettä.

Hankinnan alkuvaiheessa tehtävillä valinnoilla ja palveluilla voidaan varmistaa, että järjestelmä palvelee tarvetta, järjestelmää hyödynnetään oikein ja se maksaa itsensä takaisin. Keskittymällä huolelliseen käyttöönottoprojektiin, osaamisen kouluttamiseen ja jatkuvaan käytön seurantaan, takaat onnistuneen järjestelmähankkeen. Hyvä ohjelmistokumppani on tukenasi näissä kaikissa.

 

Taloushallinto-ohjelmiston huolellinen käyttöönotto takaa investoinnin takaisinmaksun

 

Valitettavan usein järjestelmäprojekteissa nipistetään kehityshankkeen alkupäästä: alkukartoituksesta ja käyttöönotosta. Mutta juuri näihin panostamalla varmistetaan ja parhaimmillaan myös nopeutetaan investoinnin takaisinmaksua. Mikäli järjestelmäprojektin alkuvaiheen tehtävistä, kuten prosessikartoituksesta, huolehditaan vain pintapuolisesti, monia ohjelmiston tehokkaan käytön kannalta merkittäviä asioita jää helposti huomaamatta, jolloin riski siitä, että ohjelmiston hyödyt jäävät saavuttamatta kasvaa merkittävästi.

 

Uuden järjestelmän hankinta edellyttää toimintatapojen ja prosessien ymmärrystä ja tarkastelua

 

Vanhat, pitkään käytössä olleet toimintamallit ja prosessit eivät välttämättä ole enää tehokkaita, ja tarkastelemalla prosesseja kokonaisvaltaisesti voidaan myös uuden järjestelmän tuella tietyt tehtävät automatisoida kokonaan. 

Järjestelmähanke toimiikin usein sysäyksenä myös toimintamallien kehittämiselle, jolloin prosesseista tulee virtaviivaisempia ja tehokkaampia. Olemassa olevia toimintamalleja on siis syytä tarkastella kriittisesti ennen järjestelmän hankintaa ja kehittää ne sellaisiksi, että yhdessä ohjelmiston kanssa ne tukevat liiketoimintaa.

Käyttöönotossa on tärkeää keskittyä siihen, mikä on liiketoiminnan ja strategian kannalta oleellista. Ehdottomuus kaikessa, kuten ohjelmiston nappuloiden värissä, vie käyttöönottoa helposti väärille raiteille. Hankintaa ei tule tarkastella liikaa myöskään nykyhetken valossa. Sen sijaan on pidettävä strateginen suunta ja tulevaisuuden tarpeet kirkkaana mielessä. 

Käyttöönotto kannattaakin aloittaa alkukartoituksella ja erityisesti nykyprosessien tarkastelulla. Kartoita ne prosessit tai niiden osat ja manuaaliset tehtävät, joista joko haluat eroon tai joita haluat tehostaa. Mitkä asiat tuottavat taloushallinnolle eniten tuskaa? Löytyvätkö ne nykyisestä ohjelmistosta vai prosesseista? 

Ennen hankintaa, huomioi: 

  • Hankkeen tavoite: mitä hankkeella halutaan parantaa ja mitä konkreettisia hyötyjä hankkeella saavutetaan.
  • Kehitystarpeet: missä on kehitettävää, mitä osa-alueita pitää tehostaa?
  • Prosessikuvaus: keskustele järjestelmäkumppanin kanssa, miten prosesseja olisi hyvä kehittää.  
  • Pohdi, miten muutos tukee liiketoimintaanne ja hae muutosta vain niihin asioihin, jotka ovat strategian kannalta tärkeitä. 

Panostamalla näihin osa-alueisiin varmistetaan, että järjestelmän käyttöönotto sujuu suunnitellusti, järjestelmä tukee tekemistä ja helpottaa asiantuntijoiden arkea.

 

Ohjelmisto ei ratkaise ihmisistä johtuvia pullonkauloja

 

on tärkeää muistaa, että teknologia ei yksin korjaa työskentelytavoissa, prosesseissa tai kulttuurissa olevia haasteita. Jos ohjelmaan syötetään huonon prosessin seurauksena vain hiiltä, ei tuotoksena voida odottaa timantteja. Siksi on tärkeää tarkastella omaa tekemistä, prosesseja tai työskentelytapoja jo ennen käyttöönottoa. Muuten riskinä on, että teknologia vain lisää sisäistä kipuilua entisestään. Prosessit ensin, teknologia sitten.

 

Investointi voi maksaa itsensä takaisin ainoastaan silloin, kun järjestelmää osataan aidosti käyttää

 

Järjestelmähankkeella tavoiteltu tehokkuuden parantaminen vaatii henkilöstön perehdyttämistä ja kouluttamista. Toiminnallisuuksien ja niiden hyötyjen ymmärtäminen antaa hyvän perustan uuden ohjelman käytölle. Ohjelmistokehitys on tänä päivänä nopeaa. Yhden laajemman vuosittaisen päivityksen sijaan ohjelmistot päivittyvät ketterästi jopa kuukausittain. Siksi on tärkeää ylläpitää osaamista. Vain näin ohjelmisto on koko ajan tehokkaassa käytössä ja investoinnin takaisinmaksuaika lyhenee. 

Ei voi kuitenkaan olettaa, että osaaminen kehittyy tasaisesti kaikkialla organisaatiossa. Osaamisen taso vaihtelee  ja siksi on hyvä säännöllisin väliajoin suorittaa käyttötapakartoitus. Sen avulla voidaan selvittää miltä osin järjestelmää käytetään tehokkaasti ja missä osa-alueissa on puolestaan petrattavaa. Alihyödynnettyihin toiminnallisuuksiin voidaan sen jälkeen kiinnittää paremmin huomiota esimerkiksi koulutuksen avulla. 

Hyvä ohjelmistokumppani on tässä arvokas apu.

 

Hyvä ohjelmistokumppani varmistaa tehokkaan käytön

 

Järjestelmähankkeissa kiinnitetään ensisijaisesti huomiota hankittavaan ohjelmistoon. Se on ymmärrettävää, sillä luonnollisesti ohjelmistossa tulee olla ne ominaisuudet, joilla taloushallinnossa tuetaan liiketoimintaa ja tehostetaan työntekoa. Yhtä tärkeää on kuitenkin myös oikeanlaisen järjestelmätoimittajan valinta. Hyvä kumppani on parhaimmillaan sparraaja, neuvonantaja ja tuki. 

Hyvä ohjelmistokumppani tukee asiakastaan aina ohjelmiston hankinnasta jatkuvaan käyttöön ajankohtaisten tarpeiden mukaan, huomioiden käyttäjien erilaiset tarpeet ja tarjoten tukea täsmällisesti.

Hyvä esimerkki tarpeeseen perustuvasta jatkuvasta tuesta on palvelukirjasto, josta löytyy helposti erilaisiin tarpeisiin ja tilanteisiin sopiva apu: nykytilan kartoitukset,  prosessikuvaukset, koulutukset, oppimismateriaalit, itsepalveluportaalin, tukikanavat ja ohjelmiston terveystarkastukset. Tällaiset palvelut on suunniteltu auttamaan asiakasta onnistumaan työssään ja hyödyntämään ohjelmistoa parhaalla mahdollisella tavalla. Hyvä kumppani varmistaa, että tällaiset palvelut ovat hyödynnettävissä silloin, kun niitä tarvitaan. 

Parhaimmillaan kumppani pitää asiakkaansa informoituna myös alalla tapahtuvista muutoksista. Tiedämme kaikki millaisessa myllerryksessä taloushallinto on ja kuinka esimerkiksi lakimuutokset ja muuttuvat käytännöt vaikuttavat suoraan arjen tekemiseen. Asiansa osaava ohjelmistokumppani seuraa keskustelua, tulkitsee sen vaikutuksia, viestii niistä aktiivisesti ja tietenkin kehittää omaa järjestelmäänsä muutosten mukana.

 

Tuotekehitys vastaa asiakaskunnan laajoihin tarpeisiin

 

Onnistunut tuotekehitys edellyttää vuorovaikutusta järjestelmäkumppanin ja asiakkaan välillä. Toimittaja kehittää tuotetta asiakkaiden tarpeet edellä ja yhdessä heidän kanssaan. Vain näin varmistetaan, että järjestelmällä vastataan tarpeeseen. 

Hyvässä kumppanuudessa asiakkaan ja järjestelmätoimittajan välinen keskustelu on säännöllistä. Tuotekehitys kerää palauttetta asiakkailta ja tunnistaa esiin nousevia kehitystarpeita. Hyvä järjestelmätoimittaja kertoo  myös avoimesti mihin suuntaan tuotetta kehitetään. Näin asiakas voi huomioida kumppanin suunnitelmat omissa kehityshankkeissaan ja keskittyä näin osa-alueisiin joille kumppanin suunnitelmat eivät ulotu.

 

Teknologia + palvelut = tehokkuus ja kustannussäästöt

 

On hyvä irrottautua ajatuksesta, että pelkkä teknologian hankinta toisi automaattisesti säästöä ja tehokkuutta. Ne tulevat ennemminkin ihmisten toiminnasta ja siitä, että he käyttävät järjestelmiä oikein. Vain tällöin yritys saa ohjelmistosta parhaat mahdolliset hyödyt irti ja varmistaa, että hankinta maksaa itsensä takaisin mahdollisimman nopeasti.

Kun uuden järjestelmän hankinta tulee siis ajankohtaiseksi, vaatikaa järjestelmäkumppaniltanne ohjelmiston lisäksi myös käyttöä tukevia palveluja. Niillä on merkittävä vaikutus siihen, että hankkeenne menestyy ja saatte investoinnillenne katetta.

Lue kuinka asiakkaamme Nepean Conveyorsin käyttöönottoprojekti vietiin maaliin tiukassa aikataulussa.

Winnerin on helppo hymyillä – Wintimen kehitystä johdetaan asiakkaiden tarpeista

Winnerin on helppo hymyillä – Wintimen kehitystä johdetaan asiakkaiden tarpeista

Wintime on tukenut ja tehostanut suomalaisten organisaatioiden taloushallintoa eri sukupolvien tuoteperheillä jo useiden vuosikymmenten ajan. Näihin vuosiin on alan muuttuessa ja kehittyessä kuulunut monenlaisia päivityksiä ja muutoksia, myös järjestelmän toimitustavan näkökulmasta, joista merkittävin lienee siirtyminen omakoneympäristöstä täysin pilvipohjaiseksi SaaS-ratkaisuksi.

SaaS-palveluiden helppokäyttöisyys, jatkuvat ja automaattiset ilman lisämaksua tulevat päivitykset, ketterä tuki sekä ennustettavat kustannukset ovatkin kiilanneet vahvasti kertainvestointien edelle. Yhä harvempi yritys haluaa enää omistaa ohjelmistojaan, ylläpitää itse omia konesaleja tai vastata servereiden ja ohjelmistojen päivityksistä, tietoturvasta puhumattakaan.

Wintimen tuotekehityksen ytimessä ovat aina olleet asiakkaiden tarpeet. Asiakkaamme ovat olleet meille inspiraatio, joiden tarpeita olemme pyrkineet kuuntelemaan herkällä korvalla. Tavoitteenamme on tuoda taloushallintoon tehokkuutta ja sujuvuutta poistamalla sellaiset rutiinit, joista järjestelmä voi itse huolehtia. Pilvipalveluihin siirtyminen on ollut yksi edellytyksistä, jonka myötä ohjelmiston kehityksessä on kyetty ottamaan askelia älykkäämpään suuntaan.

Nyt haluamme viedä ohjelmistokehityksemme yhdessä asiakkaidemme kanssa uudelle tasolle. Kerromme seuraavaksi, mitä tämä tulee tarkoittamaan käytännössä 👇

 

Pitkäjänteisellä yhteistyöllä kestäviä taloushallinnon ratkaisuja ja toimivia prosesseja

Asiakkaiden osallistaminen ohjelmistokehitykseen tuo kiistattomia etuja, niin meille ratkaisuntoimittajana kuin asiakkaillemmekin. Asiakkaamme työskentelevät järjestelmän parissa päivittäin ja tietävät parhaiten, millaista järjestelmätukea he tarvitsevat suoriutuakseen tehtävistään tehokkaasti ja luotettavasti.

Jotta asiakasyhteistyö ohjaa kehitystä oikeaan suuntaan, on osattava huomioida monenlaisia näkökulmia ja ymmärrettävä, kuinka niihin vastataan. Asiakkaan palaute esimerkiksi tämänhetkisistä kipukohdista ei yksistään ole oikotie onneen, vaan kehitysideoita ja -tarpeita on osattava peilata myös tulevaisuuden tarpeisiin niin, että ne tarjoamme ratkaisuja kestävästi pitkällä aikajänteellä.

Tuloksellinen yhteistyö edellyttää oikeanlaista kulttuuria ja toimintamalleja – sekä tietysti resursseja uudistusten toteuttamiseksi:

⚠️ Tarve: Tavoitteemme on huomioda ohjelmistokehityksessämme asiakkaidemme tarpeet monialaisesti. Työskentelemme yhdessä erikokoisten ja eri aloilla toimivien organisaatioiden kanssa taataksemme, että järjestelmämme tukee monipuolisesti erityyppisiä tarpeita.

⚠️ Prosessi: Olemme luoneet asiakkaiden tarpeiden, toiveiden ja ehdotusten käsittelylle prosessin varmistaaksemme, että asiakkaidemme ääni kantautuu aina kehitystiimille saakka. Lisäksi varmistamme, että asiakkaamme hyödyntävät järjestelmän toiminnallisuuksia  tehokkaasti tarjoamalla tukitoimia käytön tehokkuuden kasvattamiseksi.

⚠️ Suunta: Teknologian kehitys on nopeaa ja jatkuvaa. Seuraamme aktiivisesti edistysaskelia teknologian kehityksen saralla, jotta kykenemme tarjoamaan asiakkaillemme tehokkaan ja älykkään työkalun.

⚠️ Suunnitelma: Luottamuksen perustana toimii avoin keskustelu. Asiakkaidemme tarpeiden kartoittamisen lisäksi jaamme aktiivisesti suunnitelmiamme ohjelmistokehityksemme osalta. Näin myös asiakkaamme tietävät, mitä järjestelmän kehityksen ja uusien toiminnallisuuksien osalta on odotettavissa ja millä aikajänteellä.

 

Ketterä, skaalautuva ja tarpeita vastaava taloushallinnon ratkaisu

Tulevaisuudessa yritysohjelmistoilta odotetaan samaa sulavaa käyttökokemusta kuin vaikkapa Applen sovelluskaupasta ladattavilta kuluttajasovelluksilta. Helppokäyttöisyyden lisäksi järjestelmiä on tärkeää voida käyttää missä ja milloin tahansa, myös mobiilisti. Yhden, kaikki toiminnallisuudet ja tarpeet kattavan kokonaisratkaisun sijaan monet organisaatiot kaipaavat helposti skaalautuvaa työkalua, johon on helposti lisättävissä eri tarpeet täyttäviä moduuleja. Ja tämän haluamme tarjota myös Wintimen osalta: asiakkaan tarpeisiin täsmällisesti ja kustannustehokkaasti vastaavan taloushallinnon ohjelmiston.

 

5 fokusaluetta Wintimen kehityksessä

1 – Automaatio, jotta taloushallinnon asiantuntijoiden ei tarvitsisi käyttää aikaansa asioihin, jotka kone tekee nopeammin ja tarkemmin. Visiomme on, että automatisoimme kaiken, mikä on järkevää. Yhdessä asiakkaidemme kanssa kartoitamme ne automatisoitavat kohteet, jotka tuottavat eniten hyötyjä.

2 – Raportointi, jotta taloushallinnon työt ruuhkahuipuissa, kuten kuun vaihteessa, kvartaalien vaihtuessa ja tilikauden päättyessä, sujuisivat mahdollisimman sutjakasti. Kun raportointi ei teetä ylitöitä, taloushallinto pystyy keskittymään paremmin tulevan ennakointiin.

3 – Suorituskyky & laatu, koska kaikki tietävät, kuinka rasittavaa on, kun ohjelma jää kellottamaan. Kaiken “mielenkiintoisen” kehitystyön ohella teemme jatkuvasti töitä suorituskyvyn tehostamiseksi, jotta ohjelmiston käyttö on aina tehokasta ja sujuvaa.

4 – Lainsäädäntö ja regulaatio, koska kirjanpidon vaatimukset ovat jatkuvassa muutoksessa. Taloushallinnon ohjelmistojen kehittämiseen liittyy paljon sellaista tekemistä, jota ei vain voi laiminlyödä. Asiakkaamme voivat luottaa siihen, että järjestelmämme huomioi lainsäädännön asettamat vaateet, ja voivat keskittää oman aikansa olennaiseen tekemiseen.

5 –Kulttuuri, jotta pystymme entistä tiiviimmin osallistamaan asiakkaitamme ohjelmistokehitykseen. Ja tähän liittyy lanseeraamamme Winnerit-asiantuntijaverkosto.

 

Ole Winneri ja osallistu taloushallinnon järjestelmäkehitykseen! Kerro meille, mitä sinä toivoisit ohjelmistolta.

Asiakkaanamme mielipiteesi merkitsee. Olemme lanseeraamassa Winnerit-yhteisöä, jonka jäsenet pääsevät osallistumaan taloushallinnon ohjelmiston, Wintimen, kehittämiseen tiiviisti. Winnerit pääsevät ensimmäisenä hyödyntämään esimerkiksi yhdessä ideoitujen, uusien automaatio- ja raportointiominaisuuksien beta-versioita.

Oletko kiinnostunut osallistumaan Wintimen-ohjelmiston kehittämiseen? Liity Winnereihin Communityssä (*. 

Liity Communityyn

Haluatko kuulla lisää alan johtavasta taloushallinto-ohjelmistosta? Varaa maksuton Wintime demo.

Varaa maksuton demoesittely

 

(* Community on Visman asiakasportaali, josta löydät lisätietoja ja ohjeita tuotteistamme, tapahtumista ym. ajankohtaisista aiheista.

 

Taloushallinnon automaation mahdollisuudet, kuinka hyödyntää robotiikkaa ja tekoälyä?

Taloushallinnon automaation mahdollisuudet, kuinka hyödyntää robotiikkaa ja tekoälyä?

Taloushallinnon automaation mahdollisuudet, kuinka hyödyntää robotiikkaa ja tekoälyä?

Vieraskynä-bloggaajamme, Taloushallintoliiton johtava asiantuntija Janne Fredman pohtii taloushallinnon automaation mahdollisuuksia ja kehityssuuntia. Paljon puhutusta robotiikasta ja tekoälystä saadaan jo nyt paljon hyötyä taloushallinnossa, mutta mistä lähteä liikkeelle ja kuinka kokonaisvaltaisesta muutoksesta on kyse?

Lainsäädäntö, standardit ja prosessien ymmärrys

 

Taloushallinnon kustannuspaineet ovat kasvaneet oli sitten kyse suurten yritysten ja julkishallinnon yksiköiden taloushallinnosta tai pk-yrityksiä palvelevista tilitoimistoista. Samalla sisäiset ja ulkoiset asiakkaat odottavat yhä parempaa ja pureskellumpaa informaatiota.

Eräs päättäjä kiteyttikin tahtonsa pilke silmäkulmassa näin:  ”Haluan Out of the Box, On the Fly ja tietysti myös Over the Air talousraportointia. Luovaa, kokonaisvaltaista ja ripeästi tarpeisiin mukautuvaa raportointia siis – ja tietenkin tarjolla myös mobiilisti.”

Suomessa ja maailmalla on jo jonkun aikaa keskusteltu tekoälyn ja ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä – myös taloushallinnon prosesseihin. Tekoäly ja robotiikka tarjoavatkin lähitulevaisuudessa mahtavia mahdollisuuksia kustannuspaineiden ja lisääntyneiden vaatimusten hallintaan. Hypen jalkoihin jää valitettavasti se, että myös ohjelmistotalojen vuosia kehittämät automaatio- ja integraatioratkaisut sekä prosessin työnjakomallit tarjoavat usein vielä hyödyntämättömiä kehitysmahdollisuuksia.

Pyrittiinpä sitten manuaalisen ihmistyön automatisointiin ja karsimiseen tai parempaan ja ajantasaisempaan taloudelliseen informaatioon ja oivallusten löytämiseen, on ohjelmistokehitys tärkeässä asemassa.

 

Lainsäädäntö mahdollistaa automaation

 

 

Liberaali ja ”paperiton” kirjanpito- ja verolainsäädäntö on välttämätön edellytys tehokkaalle taloushallinnolle. Suomessa viimeisin iso kirjanpitolain muutos vuodelta 2015 vapautti lopullisesti pelikentän, kun muun muassa kirjanpidon arkistoinnin menetelmiä säädelleet ja aineiston säilytystä ulkomailla rajoittaneet ministeriöpäätökset kumottiin. Myöskään verolainsäädännössä ei ole taloushallinnon järjestelmäkehitystä ja prosesseja olennaisesti haittaavia säädöksiä.

Yhtenä kehityskohteena voidaan vielä mainita veronkantolain monimutkaiset ja säännökset maksujen ja palautusten käyttöjärjestyksistä. Ne ovat pitkälti syynä verohallinnon Omaveropalvelun hankalaan käytettävyyteen ja täsmäytettävyyteen, jotka riivaavat erityisesti niitä taloushallinnon toimijoita, joilla on hoidettavanaan useiden yhtiöiden kirjanpito ja verotus.

 

Standardointi yhdenmukaistaa käytäntöjä

 

Sallivan lainsäädännön ohella toimivat ja yleisesti tunnustetut standardit ovat toinen tehokkaan taloushallinnon peruskivi. Pankkiyhdistyksen (Finanssiala) laatimat maksuliikennestandardit ovat suomalaisen taloushallinnon tehokkuuden suurin yksittäinen tekijä. Harvassa länsimaassakaan on itsestään selvää, että esimerkiksi myyntilaskujen suoritukset kohdistuvat käytännössä virheettä laskuille, kuten Suomessa jossa maksuviitekäytännöt ovat yhtenäistetty.

Verkkolaskujenkin kanssa osaamme elää kahden standardin eli Finvoicen ja TEAPPSin loukussa, koska verkkolaskuoperaattorit tulkitsevat muunnot standardien välillä. Jos verkkolaskutiedostot olisivat laskuttaja- tai ohjelmistokohtaisia eikä yhtenäistä verkkolaskuosoitejärjestelmää olisi kehitetty, olisi verkkolaskutus pelkästään suurten organisaatioiden kahdenvälistä asiointia tai yksittäisten yritysten asiakas- tai toimittajaverkoston sisäistä toimintaa. Näin on asiantila useimmissa maissa, jos verkkolaskutusta ylipäätään harjoitetaan. EU:n verkkolaskudirektiivi ja kansainväliset verkkolaskustandardit monimutkaistavat jatkossa tilannetta Suomessa. Käytännössä verkkolaskuoperaattoreille syntyy painetta muuntaa tiedostoja suomalaisten ja kansainvälisten standardien välillä.

Myös tilikarttastandardista on merkittävää hyötyä erityisesti tilitoimistoissa, joissa hoidetaan kymmenien, satojen tai jopa tuhansien yritysten kirjanpito. Suomessa laajasti käytössä oleva Perustililuettelo tilikarttastandardi mahdollistaa ohjelmistotaloille valmiiden raporttipakettien toimittamisen ja sähköisten viranomaisilmoitusten määritykset. Samalla yhtenäinen tilikartta yhdenmukaistaa kirjauskäytäntöjä ja helpottaa ohjeistuksen laadintaa. Suurissa yrityksissä on toki rahaa ja aikaa ylläpitää omia tilikarttoja ja rakentaa kirjanpidon ja laskennan raportit niiden pohjalta.

Keskeisin puute taloushallinnon standardien saralla on kirjanpidon tapahtumatason standardi. Suomessa on yritetty jalkauttaa kansainväliseen XBRL GL -kuvaukseen pohjautuvaa TALTIO-standardia, mutta toistaiseksi laihoin tuloksin. Hankkeesta puuttui valtiovallan tai Finanssiala ry:n kaltainen toimija, joka olisi painottanut standardin vastuullisuutta, jotta ohjelmistotoimittajien olisi ollut juridinen tai markkinoiden sanelema pakko implementoida standardi.

Työ TALTIO-standardin jalkauttamiseksi kuitenkin jatkuu. Pitkällä tähtäimellä hyödyt olisivat suuret kun tilintarkastus- sekä verotarkastustiedot saataisiin vakiomuodossa tarkastusohjelmistoon analysoitavaksi. Järjestelmien välisten liittymien toteuttaminen olisi vaivatonta, sillä jokaisen laskutusjärjestelmätoimittajan ei tarvitsisi toteuttaa liittymää jokaisen taloushallintojärjestelmän oman tiedostokuvauksen mukaisesti. Nyt tyypillinen suomalainen laskutusohjelmistoja kehittävä yritys joutuu vuosien saatossa koodaamaan ja ylläpitämään toistakymmentä eri liittymää eri kirjanpitojärjestelmiin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä että samat tiedot koodataan eri järjestyksessä kunkin kirjanpito-ohjelmiston vaatimusten mukaisesti. Kaikkien eri liittymien tukeminen asiakaspalvelussa vaatii myös resursseja. Standardoimalla nämä vakiomuotoon voitaisiin säästyneitä resursseja käyttää esimerkiksi hyödyllisempään asiakasneuvontaan.

 

Prosessit haltuun

 

Ennen hyppäämistä ohjelmistorobotin kyytiin on syytä käydä läpi yrityksen nykyiset prosessit. Monesta yrityksestä löytyy prosessin osia, joita ei tarvitse robotisoida, vaan niiden tekeminen helpottaa automaatiolla tai ne voidaan organisoida tehokkaammin muilla keinoin.

Yrityksen taloushallinnon kehitystarpeiden ja prosessien läpikäynti auttaa löytämään oikeat keinot tavoitteiden saavuttamiseen. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa voidaan vähentää asiatarkastus- ja hyväksymisprosessin viilauksella, tilaus- ja sopimuskäytäntöjä ja automaattihyväksyntöjä kehittämällä, automaattilitöintien toteuttamisella joko ohjelmiston omin toiminnoin tai koneoppimisen avulla. Asiassa ei siis kannata edetä välinelähtöisesti  vaan käymällä yrityksen tahtotilaa ja kokonaisuutta läpi.

Oletko vaihtamassa taloushallinnon järjestelmää? Ota meihin yhteyttä, niin kerromme kuinka Wintime voisi tukea liiketoimintanne tavoitteita ja tuloksellisuutta. 

Vihreää taloushallintoa pilvestä

Vihreää taloushallintoa pilvestä

vihreää taloushallinto pilvestä

Ilmastonmuutos on puhuttanut meitä suomalaisia lähiajat ja näitä asioita pohditaan myös meillä Visma Publicissa. Haluamme olla mukana ehkäisemässä ilmastonmuutoksen vaikutuksia. Olemme muun muassa osallistuneet Ilmastoveivi-kampanjaan, korvanneet pahviset kertakäyttömukit posliinimukeilla ja näin ollen laskimme säästävämme noin 28724 pahvista mukia. Pieniä tekoja, mutta uskon että jos kaikki tekisivät näitä pieniä tekoja, saamme hillittyä ilmastonmuutosta. 

Miten taloushallinnon tuotteet voivat auttaa ilmastonmuutoksen ehkäisemisessä? Tuotteitamme kehitetään, tuetaan ja konsultoidaan täällä Suomessa (Helsingissä, Jyväskylässä ja Tampereella). Luotamme siihen, että täällä kotimaassamme perusasiat ovat kunnossa kierrätyksen ja energiatehokkuuden osalta eikä matkustamiseen ole juurikaan tarvetta, joten hiilijalanjälkemme on pieni. 

Pilvipalveluiden tuottamiseen vaadittavat serverit ja muut laitteet, kuten jäähdytysjärjestelmät kuluttavat tiettävästi paljon energiaa. Arvioiden mukaan jopa 75 % konesalien käyttökustannuksista syntyy nimenomaan energiankulutuksesta. Käyttämämme konesalitarjoaja on myös kotimainen ja heidän konesaliensa energiatehokkuutta mitataan jatkuvasti ja konesaleissa hyödynnetään vapaajäähdytystä noin yhdeksän kuukautta vuodesta. Vapaajäähdytyksessä he hyödyntävät ulkoilmaa konesalien jäähdyttämiseen. Suomessa sijaitsevat konesalit ovat rakennettu modernien periaatteiden mukaan, jossa kuuma ja kylmä ilma erotetaan suunnitelmallisesti toisistaan.

Merkittävin tekijä ja suurin hyöty pilvipalvelussa omiin konesaleihin verrattuna on laitteiden sekä näistä aiheutuvan energiankulutuksen määrä. Pilvipalveluihin siirryttäessä fyysisten laitteiden tarve vähenee, mikä luonnollisesti vähentää laitteiden valmistuksesta, toimituksesta ja ylläpidosta aiheutuvan energiankulutuksen ja päästöjen määrää. Kun palvelimia vielä hyödynnetään korkeammilla käyttöasteilla ja palvelimen kapasiteettia säädetään tarpeen mukaan, kulutetaan energiaa vain sen verran kuin on tarpeen. Pilvipalveluiden ansiosta organisaatiot voivat siis toimia samaan aikaan sekä kustannustehokkaammin, että vastuullisemmin.

Ilmastonmuutokseen ja hiilidioksidipäästöjen vähentämiseen voi siis jokainen organisaatio vaikuttaa toimintatapojaan muuttamalla ja valitsemalla tuotteita ja palveluita, joiden avulla kyetään pienentämään hiilijalanjälkeä. Taloushallinnossa on puhuttu jo vuosia paperittomasta tai digitaalisesta taloushallinnosta. Kukin organisaatio voi siis tehdä valinnan vastuullisemman toiminnan puolesta, samalla kun parantaa toimintansa tehokkuutta ja alentaa liiketoiminnan kustannuksia. Sen lisäksi, että organisaatiot voivat tehostaa liiketoimintaprosessejaan ja keskittyä entistä paremmin ydinosaamiseensa, tekevät he myös valinnan kestävän kehityksen puolesta.

Ympäristöystävällisyys ja vastuullisuus ovat teemoja, jotka jatkossa nähdään epäilemättä jokaisen organisaation agendalla ja yksi keinoista, joilla organisaatiot voivat ohjata toimintaansa vastuullisempaan ja ympäristöystävällisempään suuntaan, ovat pilvipalvelut.

Vihreän pilvipalvelun ansiosta organisaatiot voivat taata turvallisemman ja kestävämmän ympäristön niin nykyisille kuin tuleville sukupolville. Sen lisäksi organisaatio vaikuttaa valinnoillaan ilmastonmuutoksen hidastumiseen ja rakentaa kestävämmän pohjan liiketoiminnan tulevaisuudelle.

Tehdään yhdessä vihreää taloushallintoa!