Case Nepean Conveyors: Taloushallinto siirtyi uudelle vuosituhannelle Wintimen avulla

Case Nepean Conveyors: Taloushallinto siirtyi uudelle vuosituhannelle Wintimen avulla

Materiaalinkäsittelyjärjestelmiä ja kuljetinkomponentteja valmistava ja huoltava Nepean Conveyors (myös Roxonina tunnettu) oli alkuvuoden 2018 keskellä järjestelmämylläkkää. Yritys oli myyty edellisvuoden lopussa australialaiselle Nepean-konsernille ja kevään aikana piti vaihtaa moni järjestelmä uuteen. Vaihtoon meni muun muassa vanhan omistajan taloushallinto-ohjelma, joka ei vastannut tämän päivän tarpeita. Nepean etsi modernia ohjelmaa, jolla hoituisi sujuvasti niin kirjanpito kuin ison konserniyrityksen raportoinnit. Tärkeää oli myös, että uusi ohjelma integroituisi Nepeanin omaan ERP-järjestelmään. Yritys löysi sopivan ratkaisun Wintimesta.

Vauhdikas käyttöönotto meni onnistuneesti maaliin

 

Nepeanilla oli puoli vuotta aikaa etsiä ja valita uudet ohjelmat, saada eri järjestelmät juttelemaan keskenään ja viedä läpi käyttöönottoprojekti. Samaan aikaan piti opetella uuden omistajan tapoihin ja vaatimuksiin. Tähän jo valmiiksi hektiseen tilanteeseen toi oman jännityselementtinsä se, että uuden australialaisen omistajan tilikausi vaihtuu kesäkuussa, joten käyttöönotto oli kilpajuoksua aikaa vastaan.

Lopulta projektit saatiin maaliin ajoissa ja kaikki järjestelmät olivat valmiina käyttöön vappuna. Nepean kerkesi harjoitella kuukauden Wintimen käyttöä ennen ensimmäistä tilinpäätöstä uudelle omistajalle.

Nepeanin talouspäällikkö Virpi Vatanen kiittelee Vismaa hyvin organisoidusta ja aikataulutetusta käyttöönotosta.

“Käyttöönoton aikana käytettiin hyvin aikaa eri osa-alueisiin perehtymiseen. Saimme myös itse vaikuttaa siihen, mitä halusimme käydä läpi. Yllätyin siitä, miten paljon lähitukea saimme käyttöönoton aikana ihan meillä paikan päällä. Visman projektipäällikkö istui pääkirjanpitäjämme kanssa ja auttoi ensimmäisen kuun vaihteen prosessin läpi, Vatanen kertoo.”

 

Ison konsernin raportointi sujuu vaivatta

 

Erityisen tärkeää Nepeanille on se, että uusi ohjelma vastaa ison konsernin raportointivaatimuksia. Nepean tuottaa tuloslaskelmat liiketoiminnan käyttöön liiketoimintayksikkö- ja kustannuspaikkatasolla. Vaikka tämä onnistui vanhassakin järjestelmässä, Wintimen raportointiohjelma suoraviivaistaa raporttien tekemistä eikä neljän hengen taloushallinnon tarvitse käyttää tunteja jokaisen raportin tekemiseen. Lisäksi Nepean saa helpommin rakennettua ja muokattua omia raportteja.

 “Tunnen edelleen aina helpottuneisuutta, kun saan raportteja helposti nappia painamalla. Tulee hyvä mieli, kun hommat sujuu”, Vatanen sanoo.

Wintime on integroitu Nepeanin muihin järjestelmiin, kuten heidän omaan ERP:iin. Tämä nopeuttaa tietojen siirtämistä ja säästää aikaa.

 

Wintime toi taloushallinnon uudelle vuosituhannelle

 

Ennen Wintimeen siirtymistä taloushallinnon prosessit olivat kankeat, koska vanhan omistajan järjestelmät eivät vastanneet tämän päivän taloushallinnon tarpeita.

“Erityisesti kirjanpitojärjestelmä oli tosi vanhanaikaikainen. Suurin piirtein ajalta ennen DOS:ia”, Vatanen muistelee nauraen.

Wintimeen siirtymisen jälkeen taloustiimin aikaa on säästynyt huomattavasti, kun taloushallinnon prosessit ovat suoraviivaistuneet ja nopeutuneet.

“Kuunvaihteet sujuvat nopeammin, täsmäytysraporttien ja apuraporttien ajaminen on sujuvampaa, haut nopeuttavat asioiden selvittämistä, tieto on tarkempaa ja löytyy monella eri tavalla ja omien raporttien teko onnistuu. Otimme Wintimen avulla ison harppauksen vanhasta maailmasta suoraan uudelle vuosituhannelle”, Vatanen naurahtaa.

Myös tuki ja asiakaspalvelu saavat Vataselta kiitosta. Hänen muihin kokemuksiinsa verrattuna Wintimen tuki toimii erinomaisesti. Taloushallintotiimi on erityisesti pitänyt siitä, että he voivat seurata tikettien käsittelyä ja tilaa Wintimen tukipalvelukanavassa.

“Tiimimme kehuu tukea ihan sikana, se on älyttömän hyvä.”

 

Milloin kannattaa harkita Wintime -pilvipalvelua?

 

Visman Wintime-taloushallintojärjestelmä sopii hyvin yrityksille, jotka laskuttavat suuria määriä ja/tai laskujen määrä vaihtelee paljon. Järjestelmä palvelee erinomaisesti myös monista eri liiketoimintayksiköistä koostuvia konserneja – joista Nepean Conveyors on hyvä esimerkki.

 

Haluatko kuulla lisää?

 

Case Helkama Auto: Kuinka taloushallinnon huolettomuus lisääntyi vaihtamalla Wintimen pilviversioon

Case Helkama Auto: Kuinka taloushallinnon huolettomuus lisääntyi vaihtamalla Wintimen pilviversioon

Helkama-Autolle tuli ajankohtaiseksi vaihtaa taloushallintojärjestelmä, kun vanha on-premise -ohjelma ei enää vastannut yrityksen tarpeita. Uudelta järjestelmältä etsittiin erityisesti käyttäjäystävällisyyttä, helppoa integroitavuutta muihin järjestelmiin ja mahdollisuutta kehittää kirjanpitoprosesseja suoraviivaisemmiksi. Taloushallinnon kivijalaksi valikoitui Wintimen pilvipohjainen taloushallintojärjestelmä.

Tietojen siirtämiseen ja käyttöönottoon riitti yksi viikonloppu

 

Moni yritys sinnittelee liian pitkään vanhan tai epäsopivan taloushallintojärjestelmän kanssa, koska vaihtaminen uuteen tuntuu vähintään yhtä vaivalloiselta ajatukselta. Taloushallintojärjestelmän vaihtamisen ei kuitenkaan tarvitse merkitä viikkojen työtä.

Helkama-Autolla tietojen siirto tapahtui nopeasti ja pienellä vaivalla, kertoo yrityksen tietohallintopäällikkö Lea Taittonen. Migraation suunnitteli ja toteutti Helkama-Auton oma Visma-konsultti, joka on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyötä pitkään.

“Vedän työkseni paljon projekteja, ja nämä Wintimeen liittyvät ovat aina olleet lyhytkestoisia ja pysyneet aikataulussa. Tiedot siirrettiin yhden viikonlopun aikana, ja siitä johtuva katkos oli todella lyhyt. Apuna oli alusta loppuun tuttu konsultti Maritta Sarajärvi, joka tuntee meidän ohjelmistoympäristön, ihmiset ja liiketoiminnan tarpeet”, kertoo Taittonen.

Fiksu automaatio on säästänyt työntekijöiden aikaa

 

Uuteen taloushallintojärjestelmään siirtyminen mahdollisti Helkama-Autolle laajemman automaation ja integraatioiden käytön. Yrityksen kuusihenkisen taloushallintotiimin työ on tehostunut merkittävästi, kun automaatio alkoi hoitaa toistuvat rutiinityöt, kuten manuaalisen laskujen siirtämisen.

“Meillä on konsernissa kolme yritystä ja monta eri toiminnanohjausjärjestelmää. Helpot integraatiot ja automaatiot ovat siis tärkeitä jokapäiväisessä toiminnassa. Wintimen kanssa meidän on tarvinnut tehdä hyvin vähän manuaalista työtä esimerkiksi myyntireskontran puolella. Automaatioiden avulla laskut tulevat jouhevasti muista taustajärjestelmistä.”

Muutama vuosi Wintimen pilviversioon siirtymisen jälkeen Helkama-Auto uudisti myös ostolaskujen kierrätysprosessin. Siirtyminen Approval-sovellukseen on tuonut nopeutta ostolaskujen käsittelyyn, sillä käyttäjä pääsee samoilla kirjautumisilla joko Wintimeen tai Approvaliin. Myös käyttäjät tykkäävät enemmän uudesta prosessista, joka on aiempaa selkeämpi ja nopeampi.

Helkama-Auto vapautui servereiden ylläpidosta ja ohjelman päivitystöistä

 

Taloushallintojärjestelmän vaihdos Wintimen pilviversioon on linjassa Helkama-Auton laajemman digistrategian kanssa. Taittonen kertoo, että yrityksessä on jo vuosia tietoisesti luovuttu omista konesaleista ja servereistä. Pilvipalveluiden etuina Taittonen pitää huolettomuutta, tietoturvaa ja kustannusten ennustettavuutta.

“Huolettomuus oli tärkein syy vaihtaa Wintimeen. Meille on sopinut loistavasti tällainen SaaS-ratkaisu, jossa meidän ei tarvitse huolehtia taloushallintojärjestelmän päivityksestä tai muusta, vaan Visma vastaa ohjelman ajantasaisuudesta ja lakisääteisyydestä. Muidenkin järjestelmien osalta olemme luopuneet omasta konesalista, ihan jo tietoturvankin vuoksi”, Taittonen kertoo.

Avaimet onnistuneeseen projektiin

 

Näin Helkama Auto vaihtoi taloushallintojärjestelmän niin, että projekti toi tullessaan enemmän kuin se vei mennessään:

🔑 Pakettiratkaisun valitseminen: Räätälöityjen ratkaisujen korvaaminen standardiprosesseilla säästi asiakkaan aikaa ja rahaa.

🔑 Oman Visma-konsultin apu: Konsulttimme tunsi asiakkaan tarpeet ja järjestelmät, ja teki migraation jalkatyön.

🔑 Integraatiot muihin järjestelmiin: Hyvä integroituvuus muihin järjestelmiin mahdollisti Visma Wintimen nopean käyttöönoton ja lyhyen katkoksen.

🔑 Läpinäkyvät kustannukset: Migraatiosta veloitettavat projektikustannukset olivat Taittosesta kohtuulliset.

Milloin kannattaa harkita Visma Wintime -pilvipalvelua?

 

Visman Wintime-taloushallintojärjestelmä sopii parhaiten yrityksille, jotka laskuttavat suuria määriä ja/tai laskujen määrä vaihtelee paljon. Järjestelmä palvelee erinomaisesti myös monista eri yrityksistä koostuvia konserneja – joista Helkama-Auto on hyvä esimerkki.

Tutustu Wintimen ominaisuuksiin täältä. 

Haluatko kuulla lisää Wintimestä?

Taloushallinnon ohjelmisto­uudistuksen tavoitteena rutiinitöiden automatisointi

Taloushallinnon ohjelmisto­uudistuksen tavoitteena rutiinitöiden automatisointi

Taloushallinnon automaatio

Suomen Lähetysseurassa päätettiin uusia taloushallinnon ohjelmistot, kun vanhat käytössä olevat järjestelmät aiheuttivat paljon manuaalista työtä eikä tilinpäätöksestä ollut suoraa yhteyttä kirjanpitoon. Käytössä olleet järjestelmät olivat usealta eri toimittajalta, mikä koettiin hankalana. Järjestelmähankkeen tavoitteena olikin saada yhdeltä toimittajalta kattava taloushallinnon kokonaisratkaisu.

 “Näkemys oli, että mielellään otetaan yhdeltä toimittajalta niin kokonaispaketti kuin mahdollista. Ja sellaisesta manuaalityöstä, joka pystytään automatisoimaan, pitää päästä eroon.” – Anita Sihvonen, talouspäällikkö

Suomen Lähetysseura valitsi Visma Publicin toimittajaksi ja valintaan vaikutti erityisesti kolme kohtaa:

  1. Visma Publicin Wintime-tuoteperheestä löytyi sopiva kokonaispaketti budjetoinnista raportointiin saakka.
  2. Ratkaisevana tekijänä oli ratkaisun hinta-laatusuhde, joka nousi tarjouskierroksella ylitse muiden.
  3. Varmuutta päätökseen toi se, että talouspäälliköllä oli aiempaa käyttökokemusta Visman Publicin tuotteista ja siten tieto siitä, mitä tuotteilla voidaan saavuttaa.

Suomen Lähetysseuralla järjestelmäuudistus oli kokonaisvaltainen, kun samalla oli tarve uudistaa mm. tilikartat ja laskentakohteet.  Ennen käyttöönottoprojektia Visma Public teki perusteellisen alkukartoituksen, johon kirjattiin projektin tavoitteet, asiakkaan hyödyt ja projektin mahdolliset riskit.  Kyseessä oli iso uudistus organisaatiolle, joten luonnollisesti projektiin mahtui muutama yllättäväkin asia / haaste, mutta ne ratkaistiin aina asiakkaan etua ajatellen.  Sihvosella on hyvää sanottavaa käyttöönotosta.

“Jos projektissa oli ongelmia, niin kyllä konsultit yritti kaikin tavoin kampittaa ne, että millä päästään niistä yli, että se oli varmaan se kaikista positiivisin juttu, että millä pieteetillä asioihin suhtauduttiin.”

“Asiakkaan etu painoi ja näkyi projektin hallinnassa paljon.”

Uuden ohjelmiston tuomat hyödyt huomataan erityisesti manuaalisten työvaiheiden vähentymisenä. Loppukäyttäjät käyttävät nyt selkeitä raporttipohjia sen sijaan, että raportteja rakennettaisiin alusta asti itse. Virheiden ja korjattavien tietojen määrä on vähentynyt huimasti. Wintimeen siirtymisen myötä budjetointi on aiempaa sujuvampaa, koska ohjelma on selkeä ja raportit helposti haettavissa. Positiivisena erona aiempaan koettiin se, että nyt tilintarkastajat saavat järjestelmästä itsenäisesti kaikki tilinpäätökseen liittyvät asiat. Myös veroilmoitusten teko helpottui, kun kaikki tieto on helposti saatavissa. Lisätäänkö jotain tarkistussäännöistä vai ei?

“Kyllä ihan oikeasti se manuaalinen työ on helpottunut paljon ja samalla se nopeuttaa ihan hirveästi ja virheet todennäköisesti vähenee, kun ei tarvitse enää niin paljon käsin kirjata.”

Käyttöönoton loppuvaiheessa pidetyt koulutukset koettiin hyvinä ja käyttöönoton päätyttyä Suomen Lähetysseurassa keskitytään ohjelmistojen hyödyntämiseen. Tulevaisuudessa heillä on tarkoitus osallistua Visma Publicin maksuttomaan Tutka-käyttötapakartoitukseen, jolla mitataan käyttäjien osaamista ja varmistetaan käytön tehokkuus.  Suomen Lähetysseura on tyytyväinen Visma Publicin monipuolisiin tukipalveluihin ja toteaa, että varsinkin käyttövinkkejä kaivataan arjessa, käyttöönottokoulutusten jälkeenkin.

 

Haluaisitko keskustella asiantuntijoidemme kanssa sopisiko Wintime teidän organisaatioonne?

Wintime on tuonut joustavuutta talousosaston työskentelyyn

Wintime on tuonut joustavuutta talousosaston työskentelyyn

David Sjöberg työskentelee Arcadassa talousasiantuntijana. Hänen työvälineensä on Visma Publicin taloushallinnon järjestelmä Wintime. David on tyytyväinen siihen, että työ kulkee nyt mukana. Jos ennen taloushallinnon työ oli tiiviisti sidottuna talousosaston mappeihin, nyt Wintimen avulla koko tiimi voi tehdä töitä samaan aikaan etänä. 

Wintime on eläketurva­keskuksen valinta

Wintime on eläketurva­keskuksen valinta

Eeva Tolppala on Eläketurvakeskuksen talouspäällikkö. Hän käyttää työssään automatisoitua taloushallinnon kokonaisratkaisua Wintimeä. Eeva iloitsee, että Wintimesta voi helposti siirtää tietoja eri järjestelmiin. Wintimestä he saavat helposti arvokasta tietoa koko organisaation käyttöön.