Case Helkama Auto: Kuinka taloushallinnon huolettomuus lisääntyi vaihtamalla Wintimen pilviversioon

Jun 16, 2020 | Asiakastarinat

Helkama-Autolle tuli ajankohtaiseksi vaihtaa taloushallintojärjestelmä, kun vanha on-premise -ohjelma ei enää vastannut yrityksen tarpeita. Uudelta järjestelmältä etsittiin erityisesti käyttäjäystävällisyyttä, helppoa integroitavuutta muihin järjestelmiin ja mahdollisuutta kehittää kirjanpitoprosesseja suoraviivaisemmiksi. Taloushallinnon kivijalaksi valikoitui Wintimen pilvipohjainen taloushallintojärjestelmä.

Tietojen siirtämiseen ja käyttöönottoon riitti yksi viikonloppu

 

Moni yritys sinnittelee liian pitkään vanhan tai epäsopivan taloushallintojärjestelmän kanssa, koska vaihtaminen uuteen tuntuu vähintään yhtä vaivalloiselta ajatukselta. Taloushallintojärjestelmän vaihtamisen ei kuitenkaan tarvitse merkitä viikkojen työtä.

Helkama-Autolla tietojen siirto tapahtui nopeasti ja pienellä vaivalla, kertoo yrityksen tietohallintopäällikkö Lea Taittonen. Migraation suunnitteli ja toteutti Helkama-Auton oma Visma-konsultti, joka on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyötä pitkään.

“Vedän työkseni paljon projekteja, ja nämä Wintimeen liittyvät ovat aina olleet lyhytkestoisia ja pysyneet aikataulussa. Tiedot siirrettiin yhden viikonlopun aikana, ja siitä johtuva katkos oli todella lyhyt. Apuna oli alusta loppuun tuttu konsultti Maritta Sarajärvi, joka tuntee meidän ohjelmistoympäristön, ihmiset ja liiketoiminnan tarpeet”, kertoo Taittonen.

Fiksu automaatio on säästänyt työntekijöiden aikaa

 

Uuteen taloushallintojärjestelmään siirtyminen mahdollisti Helkama-Autolle laajemman automaation ja integraatioiden käytön. Yrityksen kuusihenkisen taloushallintotiimin työ on tehostunut merkittävästi, kun automaatio alkoi hoitaa toistuvat rutiinityöt, kuten manuaalisen laskujen siirtämisen.

“Meillä on konsernissa kolme yritystä ja monta eri toiminnanohjausjärjestelmää. Helpot integraatiot ja automaatiot ovat siis tärkeitä jokapäiväisessä toiminnassa. Wintimen kanssa meidän on tarvinnut tehdä hyvin vähän manuaalista työtä esimerkiksi myyntireskontran puolella. Automaatioiden avulla laskut tulevat jouhevasti muista taustajärjestelmistä.”

Muutama vuosi Wintimen pilviversioon siirtymisen jälkeen Helkama-Auto uudisti myös ostolaskujen kierrätysprosessin. Siirtyminen Approval-sovellukseen on tuonut nopeutta ostolaskujen käsittelyyn, sillä käyttäjä pääsee samoilla kirjautumisilla joko Wintimeen tai Approvaliin. Myös käyttäjät tykkäävät enemmän uudesta prosessista, joka on aiempaa selkeämpi ja nopeampi.

Helkama-Auto vapautui servereiden ylläpidosta ja ohjelman päivitystöistä

 

Taloushallintojärjestelmän vaihdos Wintimen pilviversioon on linjassa Helkama-Auton laajemman digistrategian kanssa. Taittonen kertoo, että yrityksessä on jo vuosia tietoisesti luovuttu omista konesaleista ja servereistä. Pilvipalveluiden etuina Taittonen pitää huolettomuutta, tietoturvaa ja kustannusten ennustettavuutta.

“Huolettomuus oli tärkein syy vaihtaa Wintimeen. Meille on sopinut loistavasti tällainen SaaS-ratkaisu, jossa meidän ei tarvitse huolehtia taloushallintojärjestelmän päivityksestä tai muusta, vaan Visma vastaa ohjelman ajantasaisuudesta ja lakisääteisyydestä. Muidenkin järjestelmien osalta olemme luopuneet omasta konesalista, ihan jo tietoturvankin vuoksi”, Taittonen kertoo.

Avaimet onnistuneeseen projektiin

 

Näin Helkama Auto vaihtoi taloushallintojärjestelmän niin, että projekti toi tullessaan enemmän kuin se vei mennessään:

🔑 Pakettiratkaisun valitseminen: Räätälöityjen ratkaisujen korvaaminen standardiprosesseilla säästi asiakkaan aikaa ja rahaa.

🔑 Oman Visma-konsultin apu: Konsulttimme tunsi asiakkaan tarpeet ja järjestelmät, ja teki migraation jalkatyön.

🔑 Integraatiot muihin järjestelmiin: Hyvä integroituvuus muihin järjestelmiin mahdollisti Visma Wintimen nopean käyttöönoton ja lyhyen katkoksen.

🔑 Läpinäkyvät kustannukset: Migraatiosta veloitettavat projektikustannukset olivat Taittosesta kohtuulliset.

Milloin kannattaa harkita Visma Wintime -pilvipalvelua?

 

Visman Wintime-taloushallintojärjestelmä sopii parhaiten yrityksille, jotka laskuttavat suuria määriä ja/tai laskujen määrä vaihtelee paljon. Järjestelmä palvelee erinomaisesti myös monista eri yrityksistä koostuvia konserneja – joista Helkama-Auto on hyvä esimerkki.

Haluatko kuulla lisää Wintimestä?