Taloushallinnon automaation mahdollisuudet, kuinka hyödyntää robotiikkaa ja tekoälyä?

Taloushallinnon automaation mahdollisuudet, kuinka hyödyntää robotiikkaa ja tekoälyä?

Vieraskynä-bloggaajamme, Taloushallintoliiton johtava asiantuntija Janne Fredman pohtii taloushallinnon automaation mahdollisuuksia ja kehityssuuntia. Paljon puhutusta robotiikasta ja tekoälystä saadaan jo nyt paljon hyötyä taloushallinnossa, mutta mistä lähteä liikkeelle ja kuinka kokonaisvaltaisesta muutoksesta on kyse?

Lainsäädäntö, standardit ja prosessien ymmärrys

 

Taloushallinnon kustannuspaineet ovat kasvaneet oli sitten kyse suurten yritysten ja julkishallinnon yksiköiden taloushallinnosta tai pk-yrityksiä palvelevista tilitoimistoista. Samalla sisäiset ja ulkoiset asiakkaat odottavat yhä parempaa ja pureskellumpaa informaatiota.

Eräs päättäjä kiteyttikin tahtonsa pilke silmäkulmassa näin:  ”Haluan Out of the Box, On the Fly ja tietysti myös Over the Air talousraportointia. Luovaa, kokonaisvaltaista ja ripeästi tarpeisiin mukautuvaa raportointia siis – ja tietenkin tarjolla myös mobiilisti.”

Suomessa ja maailmalla on jo jonkun aikaa keskusteltu tekoälyn ja ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä – myös taloushallinnon prosesseihin. Tekoäly ja robotiikka tarjoavatkin lähitulevaisuudessa mahtavia mahdollisuuksia kustannuspaineiden ja lisääntyneiden vaatimusten hallintaan. Hypen jalkoihin jää valitettavasti se, että myös ohjelmistotalojen vuosia kehittämät automaatio- ja integraatioratkaisut sekä prosessin työnjakomallit tarjoavat usein vielä hyödyntämättömiä kehitysmahdollisuuksia.

Pyrittiinpä sitten manuaalisen ihmistyön automatisointiin ja karsimiseen tai parempaan ja ajantasaisempaan taloudelliseen informaatioon ja oivallusten löytämiseen, on ohjelmistokehitys tärkeässä asemassa.

 

Lainsäädäntö mahdollistaa automaation

 

 

Liberaali ja ”paperiton” kirjanpito- ja verolainsäädäntö on välttämätön edellytys tehokkaalle taloushallinnolle. Suomessa viimeisin iso kirjanpitolain muutos vuodelta 2015 vapautti lopullisesti pelikentän, kun muun muassa kirjanpidon arkistoinnin menetelmiä säädelleet ja aineiston säilytystä ulkomailla rajoittaneet ministeriöpäätökset kumottiin. Myöskään verolainsäädännössä ei ole taloushallinnon järjestelmäkehitystä ja prosesseja olennaisesti haittaavia säädöksiä.

Yhtenä kehityskohteena voidaan vielä mainita veronkantolain monimutkaiset ja säännökset maksujen ja palautusten käyttöjärjestyksistä. Ne ovat pitkälti syynä verohallinnon Omaveropalvelun hankalaan käytettävyyteen ja täsmäytettävyyteen, jotka riivaavat erityisesti niitä taloushallinnon toimijoita, joilla on hoidettavanaan useiden yhtiöiden kirjanpito ja verotus.

 

Standardointi yhdenmukaistaa käytäntöjä

 

Sallivan lainsäädännön ohella toimivat ja yleisesti tunnustetut standardit ovat toinen tehokkaan taloushallinnon peruskivi. Pankkiyhdistyksen (Finanssiala) laatimat maksuliikennestandardit ovat suomalaisen taloushallinnon tehokkuuden suurin yksittäinen tekijä. Harvassa länsimaassakaan on itsestään selvää, että esimerkiksi myyntilaskujen suoritukset kohdistuvat käytännössä virheettä laskuille, kuten Suomessa jossa maksuviitekäytännöt ovat yhtenäistetty.

Verkkolaskujenkin kanssa osaamme elää kahden standardin eli Finvoicen ja TEAPPSin loukussa, koska verkkolaskuoperaattorit tulkitsevat muunnot standardien välillä. Jos verkkolaskutiedostot olisivat laskuttaja- tai ohjelmistokohtaisia eikä yhtenäistä verkkolaskuosoitejärjestelmää olisi kehitetty, olisi verkkolaskutus pelkästään suurten organisaatioiden kahdenvälistä asiointia tai yksittäisten yritysten asiakas- tai toimittajaverkoston sisäistä toimintaa. Näin on asiantila useimmissa maissa, jos verkkolaskutusta ylipäätään harjoitetaan. EU:n verkkolaskudirektiivi ja kansainväliset verkkolaskustandardit monimutkaistavat jatkossa tilannetta Suomessa. Käytännössä verkkolaskuoperaattoreille syntyy painetta muuntaa tiedostoja suomalaisten ja kansainvälisten standardien välillä.

Myös tilikarttastandardista on merkittävää hyötyä erityisesti tilitoimistoissa, joissa hoidetaan kymmenien, satojen tai jopa tuhansien yritysten kirjanpito. Suomessa laajasti käytössä oleva Perustililuettelo tilikarttastandardi mahdollistaa ohjelmistotaloille valmiiden raporttipakettien toimittamisen ja sähköisten viranomaisilmoitusten määritykset. Samalla yhtenäinen tilikartta yhdenmukaistaa kirjauskäytäntöjä ja helpottaa ohjeistuksen laadintaa. Suurissa yrityksissä on toki rahaa ja aikaa ylläpitää omia tilikarttoja ja rakentaa kirjanpidon ja laskennan raportit niiden pohjalta.

Keskeisin puute taloushallinnon standardien saralla on kirjanpidon tapahtumatason standardi. Suomessa on yritetty jalkauttaa kansainväliseen XBRL GL -kuvaukseen pohjautuvaa TALTIO-standardia, mutta toistaiseksi laihoin tuloksin. Hankkeesta puuttui valtiovallan tai Finanssiala ry:n kaltainen toimija, joka olisi painottanut standardin vastuullisuutta, jotta ohjelmistotoimittajien olisi ollut juridinen tai markkinoiden sanelema pakko implementoida standardi.

Työ TALTIO-standardin jalkauttamiseksi kuitenkin jatkuu. Pitkällä tähtäimellä hyödyt olisivat suuret kun tilintarkastus- sekä verotarkastustiedot saataisiin vakiomuodossa tarkastusohjelmistoon analysoitavaksi. Järjestelmien välisten liittymien toteuttaminen olisi vaivatonta, sillä jokaisen laskutusjärjestelmätoimittajan ei tarvitsisi toteuttaa liittymää jokaisen taloushallintojärjestelmän oman tiedostokuvauksen mukaisesti. Nyt tyypillinen suomalainen laskutusohjelmistoja kehittävä yritys joutuu vuosien saatossa koodaamaan ja ylläpitämään toistakymmentä eri liittymää eri kirjanpitojärjestelmiin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä että samat tiedot koodataan eri järjestyksessä kunkin kirjanpito-ohjelmiston vaatimusten mukaisesti. Kaikkien eri liittymien tukeminen asiakaspalvelussa vaatii myös resursseja. Standardoimalla nämä vakiomuotoon voitaisiin säästyneitä resursseja käyttää esimerkiksi hyödyllisempään asiakasneuvontaan.

 

Prosessit haltuun

 

Ennen hyppäämistä ohjelmistorobotin kyytiin on syytä käydä läpi yrityksen nykyiset prosessit. Monesta yrityksestä löytyy prosessin osia, joita ei tarvitse robotisoida, vaan niiden tekeminen helpottaa automaatiolla tai ne voidaan organisoida tehokkaammin muilla keinoin.

Yrityksen taloushallinnon kehitystarpeiden ja prosessien läpikäynti auttaa löytämään oikeat keinot tavoitteiden saavuttamiseen. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa voidaan vähentää asiatarkastus- ja hyväksymisprosessin viilauksella, tilaus- ja sopimuskäytäntöjä ja automaattihyväksyntöjä kehittämällä, automaattilitöintien toteuttamisella joko ohjelmiston omin toiminnoin tai koneoppimisen avulla. Asiassa ei siis kannata edetä välinelähtöisesti  vaan käymällä yrityksen tahtotilaa ja kokonaisuutta läpi.

Oletko vaihtamassa taloushallinnon järjestelmää? Ota meihin yhteyttä, niin kerromme kuinka Wintime voisi tukea liiketoimintanne tavoitteita ja tuloksellisuutta. 

Case Nepean Conveyors: Taloushallinto siirtyi uudelle vuosituhannelle Wintimen avulla

Case Nepean Conveyors: Taloushallinto siirtyi uudelle vuosituhannelle Wintimen avulla

Materiaalinkäsittelyjärjestelmiä ja kuljetinkomponentteja valmistava ja huoltava Nepean Conveyors (myös Roxonina tunnettu) oli alkuvuoden 2018 keskellä järjestelmämylläkkää. Yritys oli myyty edellisvuoden lopussa australialaiselle Nepean-konsernille ja kevään aikana piti vaihtaa moni järjestelmä uuteen. Vaihtoon meni muun muassa vanhan omistajan taloushallinto-ohjelma, joka ei vastannut tämän päivän tarpeita. Nepean etsi modernia ohjelmaa, jolla hoituisi sujuvasti niin kirjanpito kuin ison konserniyrityksen raportoinnit. Tärkeää oli myös, että uusi ohjelma integroituisi Nepeanin omaan ERP-järjestelmään. Yritys löysi sopivan ratkaisun Wintimesta.

Vauhdikas käyttöönotto meni onnistuneesti maaliin

 

Nepeanilla oli puoli vuotta aikaa etsiä ja valita uudet ohjelmat, saada eri järjestelmät juttelemaan keskenään ja viedä läpi käyttöönottoprojekti. Samaan aikaan piti opetella uuden omistajan tapoihin ja vaatimuksiin. Tähän jo valmiiksi hektiseen tilanteeseen toi oman jännityselementtinsä se, että uuden australialaisen omistajan tilikausi vaihtuu kesäkuussa, joten käyttöönotto oli kilpajuoksua aikaa vastaan.

Lopulta projektit saatiin maaliin ajoissa ja kaikki järjestelmät olivat valmiina käyttöön vappuna. Nepean kerkesi harjoitella kuukauden Wintimen käyttöä ennen ensimmäistä tilinpäätöstä uudelle omistajalle.

Nepeanin talouspäällikkö Virpi Vatanen kiittelee Vismaa hyvin organisoidusta ja aikataulutetusta käyttöönotosta.

“Käyttöönoton aikana käytettiin hyvin aikaa eri osa-alueisiin perehtymiseen. Saimme myös itse vaikuttaa siihen, mitä halusimme käydä läpi. Yllätyin siitä, miten paljon lähitukea saimme käyttöönoton aikana ihan meillä paikan päällä. Visman projektipäällikkö istui pääkirjanpitäjämme kanssa ja auttoi ensimmäisen kuun vaihteen prosessin läpi, Vatanen kertoo.”

 

Ison konsernin raportointi sujuu vaivatta

 

Erityisen tärkeää Nepeanille on se, että uusi ohjelma vastaa ison konsernin raportointivaatimuksia. Nepean tuottaa tuloslaskelmat liiketoiminnan käyttöön liiketoimintayksikkö- ja kustannuspaikkatasolla. Vaikka tämä onnistui vanhassakin järjestelmässä, Wintimen raportointiohjelma suoraviivaistaa raporttien tekemistä eikä neljän hengen taloushallinnon tarvitse käyttää tunteja jokaisen raportin tekemiseen. Lisäksi Nepean saa helpommin rakennettua ja muokattua omia raportteja.

 “Tunnen edelleen aina helpottuneisuutta, kun saan raportteja helposti nappia painamalla. Tulee hyvä mieli, kun hommat sujuu”, Vatanen sanoo.

Wintime on integroitu Nepeanin muihin järjestelmiin, kuten heidän omaan ERP:iin. Tämä nopeuttaa tietojen siirtämistä ja säästää aikaa.

 

Wintime toi taloushallinnon uudelle vuosituhannelle

 

Ennen Wintimeen siirtymistä taloushallinnon prosessit olivat kankeat, koska vanhan omistajan järjestelmät eivät vastanneet tämän päivän taloushallinnon tarpeita.

“Erityisesti kirjanpitojärjestelmä oli tosi vanhanaikaikainen. Suurin piirtein ajalta ennen DOS:ia”, Vatanen muistelee nauraen.

Wintimeen siirtymisen jälkeen taloustiimin aikaa on säästynyt huomattavasti, kun taloushallinnon prosessit ovat suoraviivaistuneet ja nopeutuneet.

“Kuunvaihteet sujuvat nopeammin, täsmäytysraporttien ja apuraporttien ajaminen on sujuvampaa, haut nopeuttavat asioiden selvittämistä, tieto on tarkempaa ja löytyy monella eri tavalla ja omien raporttien teko onnistuu. Otimme Wintimen avulla ison harppauksen vanhasta maailmasta suoraan uudelle vuosituhannelle”, Vatanen naurahtaa.

Myös tuki ja asiakaspalvelu saavat Vataselta kiitosta. Hänen muihin kokemuksiinsa verrattuna Wintimen tuki toimii erinomaisesti. Taloushallintotiimi on erityisesti pitänyt siitä, että he voivat seurata tikettien käsittelyä ja tilaa Wintimen tukipalvelukanavassa.

“Tiimimme kehuu tukea ihan sikana, se on älyttömän hyvä.”

 

Milloin kannattaa harkita Wintime -pilvipalvelua?

 

Visman Wintime-taloushallintojärjestelmä sopii hyvin yrityksille, jotka laskuttavat suuria määriä ja/tai laskujen määrä vaihtelee paljon. Järjestelmä palvelee erinomaisesti myös monista eri liiketoimintayksiköistä koostuvia konserneja – joista Nepean Conveyors on hyvä esimerkki.

 

Haluatko kuulla lisää?

 

Case Helkama Auto: Kuinka taloushallinnon huolettomuus lisääntyi vaihtamalla Wintimen pilviversioon

Case Helkama Auto: Kuinka taloushallinnon huolettomuus lisääntyi vaihtamalla Wintimen pilviversioon

Helkama-Autolle tuli ajankohtaiseksi vaihtaa taloushallintojärjestelmä, kun vanha on-premise -ohjelma ei enää vastannut yrityksen tarpeita. Uudelta järjestelmältä etsittiin erityisesti käyttäjäystävällisyyttä, helppoa integroitavuutta muihin järjestelmiin ja mahdollisuutta kehittää kirjanpitoprosesseja suoraviivaisemmiksi. Taloushallinnon kivijalaksi valikoitui Wintimen pilvipohjainen taloushallintojärjestelmä.

Tietojen siirtämiseen ja käyttöönottoon riitti yksi viikonloppu

 

Moni yritys sinnittelee liian pitkään vanhan tai epäsopivan taloushallintojärjestelmän kanssa, koska vaihtaminen uuteen tuntuu vähintään yhtä vaivalloiselta ajatukselta. Taloushallintojärjestelmän vaihtamisen ei kuitenkaan tarvitse merkitä viikkojen työtä.

Helkama-Autolla tietojen siirto tapahtui nopeasti ja pienellä vaivalla, kertoo yrityksen tietohallintopäällikkö Lea Taittonen. Migraation suunnitteli ja toteutti Helkama-Auton oma Visma-konsultti, joka on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyötä pitkään.

“Vedän työkseni paljon projekteja, ja nämä Wintimeen liittyvät ovat aina olleet lyhytkestoisia ja pysyneet aikataulussa. Tiedot siirrettiin yhden viikonlopun aikana, ja siitä johtuva katkos oli todella lyhyt. Apuna oli alusta loppuun tuttu konsultti Maritta Sarajärvi, joka tuntee meidän ohjelmistoympäristön, ihmiset ja liiketoiminnan tarpeet”, kertoo Taittonen.

Fiksu automaatio on säästänyt työntekijöiden aikaa

 

Uuteen taloushallintojärjestelmään siirtyminen mahdollisti Helkama-Autolle laajemman automaation ja integraatioiden käytön. Yrityksen kuusihenkisen taloushallintotiimin työ on tehostunut merkittävästi, kun automaatio alkoi hoitaa toistuvat rutiinityöt, kuten manuaalisen laskujen siirtämisen.

“Meillä on konsernissa kolme yritystä ja monta eri toiminnanohjausjärjestelmää. Helpot integraatiot ja automaatiot ovat siis tärkeitä jokapäiväisessä toiminnassa. Wintimen kanssa meidän on tarvinnut tehdä hyvin vähän manuaalista työtä esimerkiksi myyntireskontran puolella. Automaatioiden avulla laskut tulevat jouhevasti muista taustajärjestelmistä.”

Muutama vuosi Wintimen pilviversioon siirtymisen jälkeen Helkama-Auto uudisti myös ostolaskujen kierrätysprosessin. Siirtyminen Approval-sovellukseen on tuonut nopeutta ostolaskujen käsittelyyn, sillä käyttäjä pääsee samoilla kirjautumisilla joko Wintimeen tai Approvaliin. Myös käyttäjät tykkäävät enemmän uudesta prosessista, joka on aiempaa selkeämpi ja nopeampi.

Helkama-Auto vapautui servereiden ylläpidosta ja ohjelman päivitystöistä

 

Taloushallintojärjestelmän vaihdos Wintimen pilviversioon on linjassa Helkama-Auton laajemman digistrategian kanssa. Taittonen kertoo, että yrityksessä on jo vuosia tietoisesti luovuttu omista konesaleista ja servereistä. Pilvipalveluiden etuina Taittonen pitää huolettomuutta, tietoturvaa ja kustannusten ennustettavuutta.

“Huolettomuus oli tärkein syy vaihtaa Wintimeen. Meille on sopinut loistavasti tällainen SaaS-ratkaisu, jossa meidän ei tarvitse huolehtia taloushallintojärjestelmän päivityksestä tai muusta, vaan Visma vastaa ohjelman ajantasaisuudesta ja lakisääteisyydestä. Muidenkin järjestelmien osalta olemme luopuneet omasta konesalista, ihan jo tietoturvankin vuoksi”, Taittonen kertoo.

Avaimet onnistuneeseen projektiin

 

Näin Helkama Auto vaihtoi taloushallintojärjestelmän niin, että projekti toi tullessaan enemmän kuin se vei mennessään:

🔑 Pakettiratkaisun valitseminen: Räätälöityjen ratkaisujen korvaaminen standardiprosesseilla säästi asiakkaan aikaa ja rahaa.

🔑 Oman Visma-konsultin apu: Konsulttimme tunsi asiakkaan tarpeet ja järjestelmät, ja teki migraation jalkatyön.

🔑 Integraatiot muihin järjestelmiin: Hyvä integroituvuus muihin järjestelmiin mahdollisti Visma Wintimen nopean käyttöönoton ja lyhyen katkoksen.

🔑 Läpinäkyvät kustannukset: Migraatiosta veloitettavat projektikustannukset olivat Taittosesta kohtuulliset.

Milloin kannattaa harkita Visma Wintime -pilvipalvelua?

 

Visman Wintime-taloushallintojärjestelmä sopii parhaiten yrityksille, jotka laskuttavat suuria määriä ja/tai laskujen määrä vaihtelee paljon. Järjestelmä palvelee erinomaisesti myös monista eri yrityksistä koostuvia konserneja – joista Helkama-Auto on hyvä esimerkki.

Tutustu Wintimen ominaisuuksiin täältä. 

Haluatko kuulla lisää Wintimestä?

Wintime Käyttäjäpäivä 25.9.2020

Wintime Käyttäjäpäivä

Perinteiset Käyttäjäpäivät järjestetään verkossa 25.9.2020

  Tapahtumassa kuulet tuotteiden ajankohtaiset kuulumiset ja käyttövinkit, joiden avulla saat enemmän hyötyä ohjelmistostasi. Ajankohtaiset puheenvuorot toimivat tehokkaan käytön tukena ja asiantuntijoillemme voit halutessasi esittää kysymyksiä tapahtuman aikana. Tavataan linjoilla!

Vihreää taloushallintoa pilvestä

Vihreää taloushallintoa pilvestä

Ilmastonmuutos on puhuttanut meitä suomalaisia lähiajat ja näitä asioita pohditaan myös meillä Visma Publicissa. Haluamme olla mukana ehkäisemässä ilmastonmuutoksen vaikutuksia. Olemme muun muassa osallistuneet Ilmastoveivi-kampanjaan, korvanneet pahviset kertakäyttömukit posliinimukeilla ja näin ollen laskimme säästävämme noin 28724 pahvista mukia. Pieniä tekoja, mutta uskon että jos kaikki tekisivät näitä pieniä tekoja, saamme hillittyä ilmastonmuutosta. 

Miten taloushallinnon tuotteet voivat auttaa ilmastonmuutoksen ehkäisemisessä? Tuotteitamme kehitetään, tuetaan ja konsultoidaan täällä Suomessa (Helsingissä, Jyväskylässä ja Tampereella). Luotamme siihen, että täällä kotimaassamme perusasiat ovat kunnossa kierrätyksen ja energiatehokkuuden osalta eikä matkustamiseen ole juurikaan tarvetta, joten hiilijalanjälkemme on pieni. 

Pilvipalveluiden tuottamiseen vaadittavat serverit ja muut laitteet, kuten jäähdytysjärjestelmät kuluttavat tiettävästi paljon energiaa. Arvioiden mukaan jopa 75 % konesalien käyttökustannuksista syntyy nimenomaan energiankulutuksesta. Käyttämämme konesalitarjoaja on myös kotimainen ja heidän konesaliensa energiatehokkuutta mitataan jatkuvasti ja konesaleissa hyödynnetään vapaajäähdytystä noin yhdeksän kuukautta vuodesta. Vapaajäähdytyksessä he hyödyntävät ulkoilmaa konesalien jäähdyttämiseen. Suomessa sijaitsevat konesalit ovat rakennettu modernien periaatteiden mukaan, jossa kuuma ja kylmä ilma erotetaan suunnitelmallisesti toisistaan.

Merkittävin tekijä ja suurin hyöty pilvipalvelussa omiin konesaleihin verrattuna on laitteiden sekä näistä aiheutuvan energiankulutuksen määrä. Pilvipalveluihin siirryttäessä fyysisten laitteiden tarve vähenee, mikä luonnollisesti vähentää laitteiden valmistuksesta, toimituksesta ja ylläpidosta aiheutuvan energiankulutuksen ja päästöjen määrää. Kun palvelimia vielä hyödynnetään korkeammilla käyttöasteilla ja palvelimen kapasiteettia säädetään tarpeen mukaan, kulutetaan energiaa vain sen verran kuin on tarpeen. Pilvipalveluiden ansiosta organisaatiot voivat siis toimia samaan aikaan sekä kustannustehokkaammin, että vastuullisemmin.

Ilmastonmuutokseen ja hiilidioksidipäästöjen vähentämiseen voi siis jokainen organisaatio vaikuttaa toimintatapojaan muuttamalla ja valitsemalla tuotteita ja palveluita, joiden avulla kyetään pienentämään hiilijalanjälkeä. Taloushallinnossa on puhuttu jo vuosia paperittomasta tai digitaalisesta taloushallinnosta. Kukin organisaatio voi siis tehdä valinnan vastuullisemman toiminnan puolesta, samalla kun parantaa toimintansa tehokkuutta ja alentaa liiketoiminnan kustannuksia. Sen lisäksi, että organisaatiot voivat tehostaa liiketoimintaprosessejaan ja keskittyä entistä paremmin ydinosaamiseensa, tekevät he myös valinnan kestävän kehityksen puolesta.

Ympäristöystävällisyys ja vastuullisuus ovat teemoja, jotka jatkossa nähdään epäilemättä jokaisen organisaation agendalla ja yksi keinoista, joilla organisaatiot voivat ohjata toimintaansa vastuullisempaan ja ympäristöystävällisempään suuntaan, ovat pilvipalvelut.

Vihreän pilvipalvelun ansiosta organisaatiot voivat taata turvallisemman ja kestävämmän ympäristön niin nykyisille kuin tuleville sukupolville. Sen lisäksi organisaatio vaikuttaa valinnoillaan ilmastonmuutoksen hidastumiseen ja rakentaa kestävämmän pohjan liiketoiminnan tulevaisuudelle.

Tehdään yhdessä vihreää taloushallintoa!