Suomen Lähetysseurassa päätettiin uusia taloushallinnon ohjelmistot, kun vanhat käytössä olevat järjestelmät aiheuttivat paljon manuaalista työtä eikä tilinpäätöksestä ollut suoraa yhteyttä kirjanpitoon. Käytössä olleet järjestelmät olivat usealta eri toimittajalta, mikä koettiin hankalana. Järjestelmähankkeen tavoitteena olikin saada yhdeltä toimittajalta kattava taloushallinnon kokonaisratkaisu.

 “Näkemys oli, että mielellään otetaan yhdeltä toimittajalta niin kokonaispaketti kuin mahdollista. Ja sellaisesta manuaalityöstä, joka pystytään automatisoimaan, pitää päästä eroon.” – Anita Sihvonen, talouspäällikkö

Suomen Lähetysseura valitsi Visma Publicin toimittajaksi ja valintaan vaikutti erityisesti kolme kohtaa:

  1. Visma Publicin Wintime-tuoteperheestä löytyi sopiva kokonaispaketti budjetoinnista raportointiin saakka.
  2. Ratkaisevana tekijänä oli ratkaisun hinta-laatusuhde, joka nousi tarjouskierroksella ylitse muiden.
  3. Varmuutta päätökseen toi se, että talouspäälliköllä oli aiempaa käyttökokemusta Visman Publicin tuotteista ja siten tieto siitä, mitä tuotteilla voidaan saavuttaa. 

Suomen Lähetysseuralla järjestelmäuudistus oli kokonaisvaltainen, kun samalla oli tarve uudistaa mm. tilikartat ja laskentakohteet.  Ennen käyttöönottoprojektia Visma Public teki perusteellisen alkukartoituksen, johon kirjattiin projektin tavoitteet, asiakkaan hyödyt ja projektin mahdolliset riskit.  Kyseessä oli iso uudistus organisaatiolle, joten luonnollisesti projektiin mahtui muutama yllättäväkin asia / haaste, mutta ne ratkaistiin aina asiakkaan etua ajatellen.  Sihvosella on hyvää sanottavaa käyttöönotosta.

“Jos projektissa oli ongelmia, niin kyllä konsultit yritti kaikin tavoin kampittaa ne, että millä päästään niistä yli, että se oli varmaan se kaikista positiivisin juttu, että millä pieteetillä asioihin suhtauduttiin.” 

“Asiakkaan etu painoi ja näkyi projektin hallinnassa paljon.” 

Uuden ohjelmiston tuomat hyödyt huomataan erityisesti manuaalisten työvaiheiden vähentymisenä. Loppukäyttäjät käyttävät nyt selkeitä raporttipohjia sen sijaan, että raportteja rakennettaisiin alusta asti itse. Virheiden ja korjattavien tietojen määrä on vähentynyt huimasti. Wintimeen siirtymisen myötä budjetointi on aiempaa sujuvampaa, koska ohjelma on selkeä ja raportit helposti haettavissa. Positiivisena erona aiempaan koettiin se, että nyt tilintarkastajat saavat järjestelmästä itsenäisesti kaikki tilinpäätökseen liittyvät asiat. Myös veroilmoitusten teko helpottui, kun kaikki tieto on helposti saatavissa. Lisätäänkö jotain tarkistussäännöistä vai ei?

“Kyllä ihan oikeasti se manuaalinen työ on helpottunut paljon ja samalla se nopeuttaa ihan hirveästi ja virheet todennäköisesti vähenee, kun ei tarvitse enää niin paljon käsin kirjata.”

Käyttöönoton loppuvaiheessa pidetyt koulutukset koettiin hyvinä ja käyttöönoton päätyttyä Suomen Lähetysseurassa keskitytään ohjelmistojen hyödyntämiseen. Tulevaisuudessa heillä on tarkoitus osallistua Visma Publicin maksuttomaan Tutka-käyttötapakartoitukseen, jolla mitataan käyttäjien osaamista ja varmistetaan käytön tehokkuus. Tulevana syksynä lanseerataan myös oppimisympäristö, joka tuo ohjelmistokoulutukset käden ulottuville juuri silloin, kun niitä tarvitaan. Suomen Lähetysseura on tyytyväinen Visma Publicin monipuolisiin tukipalveluihin ja toteaa, että varsinkin käyttövinkkejä kaivataan arjessa, käyttöönottokoulutusten jälkeenkin.